Czy konsul może wydać akt urodzenia, zaświadczenie o stanie cywilnym i zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo?

Regulowanie kwestii administracyjnych na terenie Królestwa Niderlandów nie należy do najłatwiejszych. Szczególnie, gdy w grę wchodzi przedłożenie polskich dokumentów.

Polski akt urodzenia, zaświadczenie o stanie cywilnym, zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo, to tylko nieliczne dokumenty, których żądają od nas holenderskie urzędy i instytucje, gdy w grę wchodzi: zameldowanie na terenie Holandii, uzyskanie nr BSN, zawarcie związku małżeńskiego czy uznanie ojcostwa.

„Gdzie mogę uzyskać polski akt urodzenia gdy mieszkam za granicą?”

To chyba jedno z najczęstszych pytań, które otrzymuję drogą mailową.

Odpowiedź na nie jest prosta, niemniej bardzo mało satysfakcjonująca, gdyż o ten dokument można zawnioskować tylko i wyłacznie w urzędzie stanu cywilnego w Polsce.

Chociaż takie rozwiązanie, w stosunku do obywatela przebywającego za granicą wydaje się być wyjątkowo uciążliwe, to na stronie obywatel.gov.pl w zakładce zaświadczenia i odpisy możesz znaleźć informacje, jak uzyskać wyżej wymienione dokumenty, bez wizyty w Polsce.

Na stronie bardzo dokładnie wyjaśniono: kto może uzyskać odpis aktu stanu cywilnego, jakie dokumenty musisz przygotować, ile kosztuje wydobycie aktu oraz jak długo będziesz musiał czekać na swój dokument.

Jeśli chcesz złożyć wniosek przez Internet – potrzebujesz Profilu Zaufanego lub e-dowodu wraz z czytnikiem i potwierdzonym profilem zaufanym. Pozwalają one potwierdzić Twoją tożsamość.

Samo złożenie wniosku za pośrednictwem profilu zaufanego jest wyjątkowo proste i zajmuje kilka minut.

Co z pozostałymi dokumentami?

Trochę bardziej problematyczne, wydaje się uzyskanie zaświadczenia o stanie cywilnym, gdyż po zalogowaniu się do profilu zaufanego, nie mamy możliwości wskazania jako naszego adresu do korespondencji, adresu za granicą.

Warto jednak zwrócić uwagę, że zaświadczenie można odebrać na trzy sposoby”

• osobiście w USC, w którym złożono wniosek /czego bardzo chcemy uniknąć/;

• listownie;

• w formie dokumentu elektronicznego.

Ponieważ urzędy na terenie Królestwa Niderlandów niechętnie przyjmują dokumenty w formie elektronicznej, najlepszym rozwiązaniem wydaje się wskazanie adresu do korespondencji w Polsce. W tym przypadku warto skorzystać z pomocy rodziny, przyjaciół czy innych zaufanych osób, którego po otrzymaniu naszego dokumentu, mogłyby przesłać go do Holandii.

Innym sposobem jest podjęcie kontaktu z urzędem stanu cywilnego w Polsce, w celu uzyskania informacji, czy istnieje możliwość przesłania naszego dokumentu, na zagraniczny adres.

Wzór zaświadczenia o stanie cywilnym, jest dostępny tutaj

Z kolei wzór wniosku o uzyskanie zaświadczenia o stanie cywilnym /gdy ma on zostać złożony osobiście bądź listownie/ został określony przepisami ustawy i możesz go pobrać tutaj

Co z zaświadczeniem, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo?

Tutaj z pomocą przychodzi Wydział Konsularny Ambasady. Należy pamiętać, że zakres funkcji konsularnych został określony w ustawie z dnia 25 czerwca 2015 roku Prawo konsularne. Chociaż żaden z wymienionych w niej przepisów, nie nadaje konsulowi uprawnień do wydawania i pośredniczenia w procedurze wydobycia aktów stanu cywilnego jak i zaświadczeń o stanie cywilnym, to zgodnie z treścią art. 34 pkt 13 w/w ustawy, konsul wydaje zaświadczenia stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo.

Czym różni się zaświadczenie o stanie cywilnym od zaświadczenia, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo?

Zaświadczenie, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo wskazuje (imiennie) osobę wnioskującą o jego wydanie oraz zawiera dane przyszłego współmałżonka. Osoba wnioskująca o wydanie takiego zaświadczenia składa zapewnienie o braku przeszkód do zawarcia małzeństwa – nie tylko o fakcie niepozostawania w związku małżeńskim, ale także o braku bliskiego pokrewieństwa, które wykluczałoby zawarcie związku, braku informacji o chorobach uniemożliwiających zawarcie małżeństwa itp. Zakres dowodowy zaświadczenia o stanie cywilnym jest węższy: dotyczy tylko osoby wnioskującej i okoliczności niepozostawania (lub pozostawania) przez nią w związku małżeńskim.

Zaświadczenie, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo może zostać wydane przez konsula, po umówieniu wizyty za pośrednictwem systemu E-KONSULAT w dziele SPRAWY PRAWNE.

Jakie dokumenty są niezbędne, do uzyskania zaświadczenia, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo?

• ważny polski paszport lub dowód osobisty /do wglądu/,

• wniosek o wydanie zaświadczenia /dostępny w urzędzie/,

• zapewnienie o nieistnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa /do pobrania/,

• odpis aktu urodzenia wnioskodawcy /dokument powinien być aktualny i uwzględniać wszystkie wzmianki, dlatego zalecam załączenia odpisu zupełnego, nie starszego niż 6 miesięcy/

• jeżeli byłeś wcześniej w związku małżeńskim odpis aktu małżeństwa z adnotacją o jego ustaniu albo odpis aktu małżeństwa z dokumentem potwierdzającym jego ustanie tj. prawomocnym, oryginalnym orzeczeniem sądu wydanym przez sąd w Polsce.

• dokument potwierdzający stan cywilny przyszłego małżonka (w przypadku dokumentów wystawionych w innych państwach niż Holandia) wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub konsula oraz legalizacją, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów).

Zaświadczenie wydawane jest w języku polskim po uiszczeniu opłaty konsularnej w kwocie 50 euro.

Wielojęzycznego standardowego formularza do załączenia, jako pomoc tłumaczeniowa do dokumentu urzędowego.

W dniu wizyty możesz również skorzystać z opcji, wystawienia przez konsula formularza wielojęzycznego. Na stronie, europejski portal „e-Sprawiedliwość” wskazano, iż wielojęzyczny standardowy formularz to pomoc tłumaczeniowa, której celem jest ułatwienie instytucji przyjmującej zrozumienia dokumentu urzędowego sporządzonego w języku, który nie jest akceptowany przez dane państwo UE.

Wielojęzyczny standardowy formularz musi być zawsze wydany i podpisany przez organ państwa członkowskiego UE, w którym wydano dany dokument urzędowy. Obywatel może zwrócić się do organu państwa członkowskiego UE, który wystawia dokument urzędowy (lub innego właściwego organu tego państwa), o wydanie wielojęzycznego standardowego formularza razem z dokumentem urzędowym.

Pamiętaj, że nie ma możliwości pobrania wielojęzycznych formularzy standardowych z portalu „e-Sprawiedliwość” i wypełnienia ich samodzielnie przez obywatela. Poniższe formularze przeznaczone są wyłącznie do użytku upoważnionych organów krajowych.

Z mojego doświadczenia wynika, że wielojęzyczne formularze są akceptowane przez urząd gminy na ternie Królestwa Niderlandów w kwestiach dotyczących zawarcia związku małżeńskiego i – co bardzo istotne – są tańsze od tłumaczenia sporządzonego przez uprawnionego tłumacza przysięgłego, albowiem wydanie dokumentu to koszt 30 euro.

Na zakończenie, warto odpowiedzieć na pytanie:

O czym warto pamiętać w przypadku zaświadczenia, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo?

Zaświadczenia wystawionego przez konsula nie można legalizować. Natomiast zaświadczenie wystawione przez kierownika urzędu stanu cywilnego może być przedmiotem legalizacji. Dlatego jeżeli urzędnik w kraju, w którym ma zostać zawarty związek małżeński, będzie wymagał zalegalizowanego zaświadczenia, to powinno być ono wystawione przez kierownika urzędu stanu cywilnego, a nie przez konsula.

Wzór zaświadczenia stwierdzającego, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo znajdziesz tutaj